Шполянська Районна
Державна Адміністрація
Шполянський район, Черкаська область

Архівний сектор інформує

Практичні поради для працівників підприємств і організацій, відповідальних за ведення діловодства та архів

   На початку нового діловодного року працівникові, відповідальному за організацію діловодства в установі,  доведеться  виконати  великий  обсяг  дуже  важливої  роботи,  від  якої залежатиме  стан  упорядкованості  й  подальша  збереженість  документів  установи.

   Починаючи діловодний рік, відповідальна за діловодство особа повинна:

  • поновити нумерацію в усіх діловодних реєстраційних та облікових формах (журналах реєстрації, книгах обліку, картотеках, базах даних);
  • згрупувати у справи документи, закінчені (виконані) у минулому діловодному році, відповідно до минулорічної номенклатури справ;
  • минулорічну номенклатуру справ закрити підсумковим записом;
  • відомості про фактичну наявність заведених минулого року справ передати працівникові, відповідальному за архів;
  • перехідні справи відокремити від закінчених;
  • закінчені в діловодстві справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання оформити належним чином і здати в архів установи;
  • відібрати документи (справи) для знищення;
  • завести нові справи, передбачені номенклатурою справ, затвердженою керівником установи на поточний рік;
  • ретельно переглянути чинну в установі інструкцію з діловодства й у разі потреби внести до неї зміни, уточнення, доповнення або підготувати проект нової інструкції.

   Існують три основні форми реєстрації документів — журнальна, карткова й автоматизована  із  застосуванням відповідної комп’ютерної програми. Зважаючи на те, що традиційною і найпоширенішою формою реєстрації документів є журнальна, розглянемо порядок роботи з нею.

   У перші дні нового діловодного року слід зробити підсумкові записи в усіх заведених журналах, а саме: у кожному журналі після останнього реєстраційного запису провести суцільну рису, під нею зафіксувати відомості про кількість зареєстрованих у цьому журналі документів за рік, проставити підпис і дату.

   Наприклад:

   Усього в розділі Журналу за 2019 зареєстровано 198 документів.

Посада                             підпис                        Ініціали, прізвище

08.01.2020 р.

   Якщо у новому діловодному році записи в журналі будуть продовжуватися, то реєстрацію документів слід розпочати з нової сторінки. Починаючи з першого робочого дня нового року реєстраційний запис у кожній реєстраційній формі, зокрема журналі, має починатися з номера 1.

   Якщо у запровадженому у минулі роки журналі реєстрації залишилося всього кілька чистих сторінок, яких явно буде недостатньо для реєстрації цих документів упродовж цілого діловодного року, слід розпочати новий журнал.

Закриваємо минулорічну номенклатуру справ

   На початку нового діловодного року працівник, відповідальний за діловодство, повинен обов’язково зробити підсумковий запис про категорії та кількість справ, сформованих минулого року, у номенклатурі справ.

   Підсумковий запис номенклатури справ роблять на останньому аркуші цього документа у формі таблиці. Працівник, відповідальний за діловодство, складає і підписує підсумковий запис номенклатури справ, після чого подає до архіву звіт про фактичну наявність справ, заведених за рік, наприклад:

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 2019 році:

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з відміткою "ЕПК"

Постійного

95

12

-

Тривалого (понад 10 років)

35

15

3

Тимчасового (до 10 років включно)

140

32

17

Усього

270

59

20

 

Відповідальний за архів   підпис            Ініціали, прізвище

08 січня 2020 р.

   На прикладі бачимо, що у підсумковому записі зазначають кількість справ постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) зберігання за кожною категорією окремо і за всіма категоріями разом.

   У відповідних графах навпроти кожної категорії наведено відомості про кількість перехідних справ та справ із позначкою «ЕПК».

   Зазначу,  що  перехідними  вважають справи, створені за темами, проблемами або питаннями, вирішення яких потребує більше одного року або які формуються упродовж кількох років, наприклад, документи постійних комісій сільської ради формують за скликання. Отже, якщо вони створені у 2015 році, то у 2016, 2017, 2018 і т.д. до кінця скликання є перехідними. Такі справи вносять до зведеної номенклатури справ упродовж всього строку їх формування.

   Якщо до строку зберігання справи додано позначку ЕПК, це означає, що вся справа або деякі документи з неї можуть мати культурне, історичне чи практичне значення і підлягати постійному зберіганню. Питання щодо подальшого зберігання таких документів вирішується за погодженням із експертно-перевірною комісією (ЕПК) Державного архіву Черкаської області.

Переглядаємо інструкцію з діловодства

   Установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства, що розробляються на підставі Типової інструкції з діловодства. На початку нового діловодного року працівнику, відповідальному за діловодство, не зайвим буде переглянути розділи чинної інструкції з діловодства. Можливо, доведеться внести до неї зміни або доповнення. Такі зміни вносяться до інструкції шляхом видання керівником розпорядчого документа. Якщо є необхідність переробити інструкцію з діловодства більш ніж на 20 відсотків, працівник служби діловодства має підготувати і подати на затвердження керівнику нову редакцію інструкції.

 

Архівний  сектор  виконує запити щодо:

  1. Підтвердження трудового стажу, розміру заробітної плати;
  2. Обрання депутатами місцевих рад   
  3. Підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно:
  4. Виділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків;

    Довідки, видані  архівним сектором, є підставою для отримання передбачених законодавством пільг та компенсаційних виплат.

   У разі відсутності в архіві документів, необхідних для підтвердження запитуваних відомостей, надається відповідь про відсутність документів, рекомендації щодо їх місцезнаходження (якщо такі відомості є в архівному  секторі) та подальшого пошуку інформації, які дають можливість підтвердити потрібні факти іншим шляхом.

   

Заяви приймаються у  робочому кабінеті архівного сектору або надсилаються поштою за адресою:

 Архівний сектор  райдержадміністрації

 вул. Лозуватська, 60, м. Шпола,

 Черкаської  області , 20603

 Прийомні дні: вівторок, четвер з 08.00 до 12.00

 

    У заяві зазначається:

  1. Прізвище, ім’я, по-батькові, адреса заявника;
  2. З якого приводу звертається до архіву (додаються ксерокопії пояснюючих документів – паспорта, трудової книжки, тощо).

   Заяви без зазначення адреси та підпису заявника архівом не розглядаються.

   При подачі заяви особисто обов’язково треба мати при собі паспорт.

   Для підтвердження трудового стажу, розміру заробітної плати, навчання слід звернутися до тієї установи, організації, підприємства, навчального закладу, де особа працювала чи навчалася. Документи з особового складу (накази, особові рахунки, особові справи, відомості нарахування заробітної плати) зберігаються в установах, підприємствах, організаціях протягом 75 років і не підлягають передаванню на зберігання в архівні установи.

  Якщо установа, організація, підприємство реорганізовані або ліквідовані слід звернутися до правонаступника або організації вищого рівня, куди і мають передаватися документи з особового складу. В разі відсутності такої організації документи передаються на зберігання до архівних установ.

 Інформацію щодо місця знаходження документів ліквідованих установ можна отримати в архівному секторі райдержадміністрації.

  Архівний сектор  виконує тематичні запити, що стосуються надання інформації з певної проблеми, теми за визначений хронологічний період та встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.